Hinweisgeberrichtlinie
Einleitung
Am 02. Juli 2023 ist das Gesetz für einen besseren Schutz hinweisgebender Personen sowie zur Umsetzung der Richtlinie zum Schutz von Personen, die Verstöße gegen das Unionsrecht melden, in Kraft getreten. Das Gesetz soll den Schutz von Hinweisgebern verbessern und sieht u.a. vor, dass Unternehmen ein eigenes internes Hinweisgebersystem installieren müssen.
Ziel des Hinweisgeberschutzgesetzes ist es, insbesondere den Schutz hinweisgebender Personen und sonstiger von einer Meldung betroffener Personen zu stärken und sicherzustellen, dass ihnen im Rahmen einer Meldung keine Benachteiligungen (Repressalien) drohen.
Um den Mitarbeitenden Sicherheit für die Abgabe von Hinweisen zu potenziellen Compliance-Verstößen bieten zu können, ist diese Hinweisgeberrichtlinie mit den nachfolgenden Regelungen als gültiges Regelwerk verabschiedet worden. Diese definiert insbesondere den Anwendungsbereich, das Vertraulichkeitsgebot, die Meldestellen und den Schutz der hinweis- gebenden Person.
Die Grundlage des Hinweisgebersystems ist eine vertrauensvolle Bearbeitung der eingegangenen Meldungen und die Gewährleistung von sicheren Meldekanälen.
1. Geltungsbereich
Es gehört zur Firmen-Policy der beton & rohrbau 2.0 GmbH, eine Kommunikationskultur zu fördern, in der auch sensible Themen offen und ohne Angst vor negativen Konsequenzen kommuniziert werden können. Daher ermutigen wir jedermann – egal ob Mitarbeitende, ehemalige Kolleg*Innen, Geschäftspartner, Kunden, Lieferanten oder Dritte – uns Hinweise auf potenzielle Rechtsverstöße mitzuteilen, um solche frühzeitig aufklären und abstellen zu können.
Die Hinweisgeberrichtlinie soll die Rahmenbedingungen für die Mitteilung von Hinweisen auf potenzielle Verstöße gegen Gesetze, nationale Bestimmungen und sämtliche unternehmensinterne Regelungen (z.B. Verhaltensrichtlinien) schaffen. Sie soll zudem dazu beitragen, dass Hinweise auf potenzielle Verstöße unter Beachtung von Datenschutz und Datensicherheit entgegengenommen und unter Berücksichtigung der gebotenen Vertraulichkeit verarbeitet werden.
2. Hinweisgebende Person
Hinweisgebende Personen sind vom Verständnis her natürliche Personen, die im Zusammenhang mit ihren Tätigkeiten bei beton & rohrbau erlangte Informationen über Verstöße melden oder offenlegen. Zur Abgabe von Hinweisen sind nicht nur Mitarbeitende, sondern auch Dritte berechtigt, wie z.B. ehemalige Mitarbeitende, Geschäftspartner, Kunden und Lieferanten.
Durch die Hinweisgeberrichtlinie wird niemand verpflichtet, Hinweise abzugeben.
3. Meldestellen
Die Abgabe von Hinweisen zu tatsächlichen oder vermuteten Verstößen, kann wahlweise durch Meldung an nachfolgende Stellen erfolgen:
- Online: www.beton-rohrbau.de/files/pdf/Hinweisformular.pdf
- E-Mail: hinweisgeber@beton-rohrbau.de
- Postalisch:
beton & rohrbau 2.0 GmbH Hinweisgeberstelle
Westhafenstraße 1, 13353 Berlin - Persönlich:
Einen persönlichen Termin mit der oder dem Beauftragten vereinbaren Sie bitte per E-Mail über: hinweisgeber@beton-rohrbau.de
Wenn einem intern bei beton & rohrbau gemeldeten Verstoß nicht abgeholfen werden sollte, bleibt es der hinweisgebenden Person unbenommen, sich an eine externe Meldestelle zu wenden.
Als externe Meldestellen fungieren z.B. das Bundesministerium für Justiz, BfJ - Hinweisgeberstelle (bundesjustizamt.de) oder die Bundesanstalt für Finanzaufsicht, BaFin - Hinweisgeberstelle.
4. Abgabe von Hinweisen – Anonymität
Die Abgabe von Hinweisen ist nicht an bestimmte Formen gebunden. Hinweise können an die in Ziffer 3 genannten Meldestellen über verschiedene Kommunikationskanäle wahlweise schriftlich per Briefpost, elektronisch (E-Mail oder webbasiertes Hinweisgebersystem) und mündlich (telefonisch oder persönlich) abgegeben werden.
Auf Wunsch kann die hinweisgebende Person ihren Hinweis über alle Meldewege auch anonym abgeben. Nichtsdestotrotz möchten wir jede hinweisgebende Person darin bestärken, ihre Identität offenzulegen, um so eine bessere Handhabung der Meldung und unter Umständen notwendige Rückfragen zum Sachverhalt zu erleichtern, die der Aufdeckung des erhobenen Vorwurfs dienen.
5. Abgrenzung zu sonstigen Beschwerden
Das Hinweisgebersystem dient ausschließlich der Entgegennahme und Bearbeitung von Meldungen zu tatsächlichen oder vermeintlichen Verstößen gegen Gesetze, nationale Bestimmungen und sämtliche unternehmensinterne Regelungen. Es steht insbesondere nicht für allgemeine Beschwerden („Kummerkasten“) oder für Produkt- und Gewährleistungsanfragen zur Verfügung.
6. Schutz der hinweisgebenden Person
Jede hinweisgebende Person, die in gutem Glauben auf potenzielle Verstöße hinweist, wird vor „Repressalien“ geschützt. Dies gilt auch für die Androhung und den Versuch, Repressalien auszuüben. Repressalien sind Handlungen oder Unterlassungen im Zusammenhang mit einer beruflichen Tätigkeit, die eine Reaktion auf eine Meldung oder eine Offenlegung sind und durch die der hinweisgebenden Person ein ungerechtfertigter Nachteil entsteht oder entstehen kann.
Eine hinweisgebende Person hat Anspruch auf Schutz vor jeglichen Benachteiligungen, wenn sie hinreichenden Grund zu der Annahme hat, dass die von ihr gemeldeten Informationen zum Zeitpunkt ihrer Übermittlung der Wahrheit entsprachen und die Meldung nicht zu sachfremden Zwecken erfolgt ist. Eine Meldung zu sachfremden Zwecken kann bspw. vorliegen, wenn es der hinweisgebenden Person ausschließlich darum geht, andere Person wegen Bagatellverstößen in Misskredit zu bringen.
Schutz genießen somit nur gutgläubige Personen. Von der hinweisgebenden Person sollen daher nur solche Hinweise abgegeben werden, bei denen sie im guten Glauben ist, dass die von ihr mitgeteilten Informationen zutreffend sind. Die hinweisgebende Person ist nicht im guten Glauben, wenn ihr bekannt ist, dass eine gemeldete Tatsache unwahr ist. Bei Zweifeln sind entsprechende Sachverhalte nicht als Tatsache, sondern als Vermutung, Wertung oder als Aussage anderer Personen darzustellen.
Personen, die wissentlich oder grob fahrlässig falsche oder irreführende Informationen melden, fallen dementsprechend aus dem Schutzbereich heraus. Es wird darauf hingewiesen, dass eine hinweisgebende Person strafrechtlich zur Verantwortung gezogen und auch zur Wiedergutmachung eines Schadens verpflichtet werden kann, wenn sie wider besseres Wissen unwahre Tatsachen über andere Personen behauptet.
Jede Meldung muss daher im guten Glauben und ohne Angst vor Repressalien, sprich ohne Angst vor einer Benachteiligung, erfolgen.
7. Vertraulichkeit
Allen hinweisgebenden Personen sichern wir eine vertrauliche Bearbeitung zu. Da sämtliche Hin- weise unabhängig von ihrem Wahrheitsgehalt geeignet sind, das Ansehen der Betroffenen, der hinweisgebenden Person, des Unternehmens und/oder Dritter in höchstem Maße zu schädigen, werden sie daher besonders vertraulich behandelt.
Das bedeutet, dass die Identität der hinweisgebenden Person, die Identität der Personen, die Gegenstand einer Meldung sind und die Identität der sonstigen Personen, die in der Meldung genannt werden, keinen anderen Personen gegenüber offengelegt wird als denjenigen, die für die Entgegennahme von Hinweisen bzw. für die Durchführung von etwaigen Folgemaßnahmen zuständig sind.
Abweichend von diesem Grundsatz werden Informationen über die Identität einer hinweisgebenden Person oder über sonstige Umstände, die Rückschlüsse auf die Identität dieser Person erlauben, aufgrund der nachfolgend genannten Umstände weitergegeben:
- in Strafverfahren auf Verlangen der Strafverfolgungsbehörden;
- aufgrund einer Anordnung in einem Verwaltungsverfahren, einschließlich verwaltungsbehördlicher Bußgeldverfahren;
- aufgrund einer gerichtlichen Entscheidung.
In solchen Fällen wird die hinweisgebende Person vorab über die Weitergabe informiert. Hiervon ist abzusehen, wenn die Strafverfolgungsbehörde, die zuständige Verwaltungsbehörde oder das Gericht der jeweiligen Meldestelle mitgeteilt haben, dass durch die Information die entsprechenden Ermittlungen, Untersuchungen oder Gerichtsverfahren gefährdet würden.
Des Weiteren dürfen Informationen über die Identität einer hinweisgebenden Person oder sonstige Umstände, die Rückschlüsse auf die Identität dieser Person erlauben, aufgrund der nachfolgend genannten Umstände weitergegeben werden
- bei Erforderlichkeit von Folgemaßnahmen;
- bei Einwilligung der hinweisgebenden Person.
Informationen über die Identität von Person, die Gegenstand einer Meldung sind und die Identität von sonstigen in der Meldung genannten Personen dürfen aufgrund der nachfolgend genannten Umstände weitergegeben werden:
- bei Vorliegen einer diesbezüglichen Einwilligung;
- von den unter Ziffer 3 genannten „Meldestellen“, sofern dies im Rahmen interner Untersuchungen erforderlich ist;
- sofern dies für das Ergreifen von Folgemaßnahmen erforderlich ist;
- in Strafverfahren auf Verlangen der Strafverfolgungsbehörden;
- aufgrund einer Anordnung in einem Verwaltungsverfahren, einschließlich verwaltungsbehördlicher Bußgeldverfahren;
- aufgrund einer gerichtlichen Entscheidung.
8. Dokumentation der Meldungen
Die Personen, die in einer der in Ziffer 3 genannten Meldestellen für die Entgegennahme von Meldungen zuständig sind, dokumentieren alle eingehenden Meldungen in dauerhaft abrufbarer Weise unter Beachtung des Vertraulichkeitsgebots. Die Meldungen werden unter Beachtung der datenschutzrechtlichen Bestimmungen nicht länger gespeichert, als dies erforderlich und verhältnismäßig ist.
Der hinweisgebenden Person ist Gelegenheit zu geben, die Dokumentation zu überprüfen, gegebenenfalls zu korrigieren und durch ihre Unterschrift oder in elektronischer Form zu bestätigen, für den Fall, dass die Meldung nicht anonym abgeben wird.
Die Dokumentation wird drei Jahre nach Abschluss des Verfahrens gelöscht. Die Dokumentation kann länger aufbewahrt werden, um die Anforderungen nach dem HinSchG oder nach anderen Rechtsvorschriften zu erfüllen, solange dies erforderlich und verhältnismäßig ist.
9. Fristgebundene Eingangsbestätigungs- und Rückmeldepflicht
Die in Ziffer 3 genannten Meldestellen bestätigen der hinweisgebenden Person den Eingang einer Meldung spätestens nach sieben Tagen.
Des Weiteren geben die in Ziffer 3 genannten Hinweisempfänger der hinweisgebenden Person innerhalb von drei Monaten nach der Bestätigung des Eingangs der Meldung eine Rückmeldung. Eine Rückmeldung an die hinweisgebende Person darf aber nur insoweit erfolgen, als dadurch interne Nachforschungen oder Ermittlungen nicht berührt und die Rechte der Personen, die Gegen- stand einer Meldung sind oder die in der Meldung genannt werden, nicht beeinträchtigt werden. Hinweisgebende Personen erhalten daher in aller Regel keine Rückmeldung zu Sanktionen (ins- besondere arbeitsrechtlichen Maßnahmen), die gegenüber Personen ergriffen wurden. Insofern bedarf es immer einer Bewertung im Einzelfall, welche Informationen der hinweisgebenden Person im Zuge der Rückmeldung mitgeteilt werden können.
10. Begriffsbestimmungen
Hinweisgebende Person: Eine natürliche Person, die im Zusammenhang mit ihren Arbeitstätigkeiten erlangte Informationen über Verstöße meldet.
Verstöße: Handlungen oder Unterlassungen im Rahmen einer beruflichen Tätigkeit, die sich gegen Gesetzte, gegen Rechtsverordnungen, gegen sonstige Vorschriften des Bundes und der Länder so- wie gegen unmittelbar geltende Rechtsakte der Europäischen Union, gegen unternehmensinterne Regularien und Selbstverpflichtungen richten und somit rechtswidrig sind.
Informationen über Verstöße: Begründete Verdachtsmomente oder Wissen über tatsächliche oder mögliche Verstöße, die bereits begangen wurden oder sehr wahrscheinlich erfolgen werden, sowie über Versuche der Verschleierung solcher Verstöße.
Meldung oder melden: mündliche, schriftliche oder elektronische Mitteilung von Informationen über Verstöße an die dafür vorgesehenen Meldestellen.
Meldestellen: Personen, Abteilungen und Systeme, die für die Entgegennahme von Hinweisen bzw. für die Durchführung von etwaigen Folgemaßnahmen zuständig sind.
Betroffene Person: Eine natürliche oder eine juristische Person, die in der Meldung als eine Person bezeichnet wird, die den Verstoß begangen hat, oder mit der die bezeichnete Person verbunden ist.
Berufliche Tätigkeit: Laufende oder frühere Arbeitstätigkeiten, durch die Personen unabhängig von der Art der Tätigkeiten Informationen über Verstöße erlangen.
Repressalien: Handlungen oder Unterlassungen im Zusammenhang mit der beruflichen Tätigkeit, die eine Reaktion auf eine Meldung sind und durch die der hinweisgebenden Person ein ungerechtfertigter Nachteil entsteht oder entstehen kann (z.B. Abmahnung, Kündigung, etc.).
Folgemaßnahmen: Die vom Empfänger einer Meldung (= Meldestelle) ergriffenen Maßnahmen zur Prüfung der Stichhaltigkeit der in der Meldung erhobenen Behauptungen und gegebenenfalls zum Vorgehen gegen den gemeldeten Verstoß, unter anderem durch Nachforschungen, Ermittlungen und/oder Abschluss des Verfahrens.